ایک اصول کے طور پر، ملاقاتیں، چاہے وہ آن لائن ہوں یا کانفرنس روم میں، ایک ہی شخص کے ذریعہ شیڈول اور میزبانی کی جاتی ہے۔ زوم میں، تاہم، میزبان کا کردار بہت زیادہ ورسٹائل ہے، جس میں صارفین اپنے کچھ فرائض کو بانٹنے یا تفویض کرنے کے قابل ہوتے ہیں۔
درحقیقت، یہ کارآمد ایپ شریک میزبان، یا کم از کم ایک متبادل میزبان کی فراہمی کی اجازت دیتی ہے اگر آپ میٹنگ میں نہیں جا سکتے۔ لیکن اگر آپ کو اچانک میٹنگ چھوڑنا پڑے تو آپ میزبان کنٹرولز کو بھی پاس کر سکتے ہیں۔ یہ یقینی بناتا ہے کہ ہر چیز آسانی سے چلتی رہے گی۔ لیکن آپ زوم میں ہوسٹنگ کے فرائض کو کس طرح تبدیل کرتے ہیں؟
میزبان کنٹرولز کو کیسے پاس کریں۔
آپ شاید کسی میٹنگ میں بیٹھے ہوں گے جہاں معاملات کافی دیر تک چلتے رہے۔ ایک غیر معمولی صورتحال نہیں ہے جب ایک ٹیم کسی مسئلے کو حل کرنے کی کوشش کر رہی ہو۔ اکثر، ان میٹنگز کو زوم کے ذریعے سہولت فراہم کی جاتی ہے، اور شرکاء پوری دنیا سے ہو سکتے ہیں۔
لیکن کیا ہوگا اگر سیشن کی نگرانی کرنے والے میزبان کو جانے کی ضرورت ہو؟ یہ ہو سکتا ہے کہ ملاقات بہت طویل ہو، اور ان کی پہلے سے مصروفیت ہو۔ یا یہ کہ اچانک کوئی چیز سامنے آگئی۔
خوش قسمتی سے، زوم آپ کو میٹنگ میں میزبان کنٹرولز کسی اور کو منتقل کرنے دیتا ہے۔ یہاں آپ اسے کیسے کرتے ہیں:
- میزبان کنٹرول بار میں "شرکاء کا نظم کریں" کو منتخب کریں۔
- شرکاء کی فہرست کھولیں، اس شریک پر ہوور کریں جو اگلا میزبان بننے والا ہے، اور پھر "مزید" کو منتخب کریں۔
- اب "میزبان بنائیں" کو منتخب کریں۔
- پاپ اپ ونڈو پر "ہاں" پر کلک کرکے انتخاب کی تصدیق کریں۔
یہ کتنا آسان ہے، صرف چند کلکس، اور کوئی اور زوم میٹنگ کو سنبھال سکتا ہے۔ لیکن جب یہ بات آتی ہے کہ لائسنس یافتہ اور مفت صارفین کے لیے یہ عمل کیسے کام کرتا ہے تو یہاں یاد رکھنے کے لیے چند چیزیں ہیں۔
- وہ میزبان جو لائسنس یافتہ صارفین ہیں میزبان کنٹرولز مفت صارف کو دے سکتے ہیں، اور میٹنگ اب بھی لامحدود وقت تک چلے گی۔
- میزبان جو مفت استعمال کرنے والے ہیں وہ 40 منٹ کے محدود وقت کے لیے ہوسٹ کنٹرول کسی بھی صارف کو دے سکتے ہیں، بشمول لائسنس یافتہ۔
شریک میزبان شامل کرنا
اگر زوم میٹنگ بڑی تعداد میں شرکاء کی میزبانی کر رہی ہے، جیسا کہ کچھ ویبینرز کا معاملہ ہے، تو شریک میزبان کی موجودگی بہت مددگار ثابت ہو سکتی ہے۔ اگر بنیادی میزبان کا کام ایک لیکچر دینا ہے، تو یہ یقینی بنانے کے لیے ایک اضافی میزبان کا ہونا اچھا ہے کہ وہ کاموں میں رکاوٹ نہ ڈالیں، جیسے کہ ریکارڈنگ شروع کرنا اور روکنا یا شرکاء کے ساتھ بات چیت کرنا۔
سیدھے الفاظ میں، کوئی ایسا شخص ہے جو میٹنگ کے زیادہ انتظامی حصے سے نمٹنے جا رہا ہے۔ میزبان میٹنگ کے دوران شریک لاگت کے فرائض تفویض کر سکتا ہے، اور یہ بتانا ضروری ہے کہ شریک میزبان خود سے میٹنگ شروع نہیں کر سکتا۔
نوٹ: یہ خصوصیت صرف زوم کے لیے ادا شدہ سبسکرپشن کے ساتھ دستیاب ہے۔ اگر آپ کو آپشن نظر نہیں آتا ہے تو اس کی وجہ یہ ہے کہ آپ کو زوم کے پریمیم سبسکرپشنز میں سے کسی ایک کے لیے ادائیگی کرنے کی ضرورت ہے۔
سب سے پہلے، آپ کو زوم کی ترتیبات میں فنکشن کو فعال کرنے کی ضرورت ہوگی (صرف ویب سائٹ پر دستیاب ہے)۔
- زوم ویب پورٹل پر اپنے اکاؤنٹ میں لاگ ان کریں۔ ڈیسک ٹاپ ایپلیکیشن ہمیں یہ اختیار نہیں دیتی ہے۔
- بائیں جانب 'سیٹنگز' پر کلک کریں۔
- میٹنگز ٹیب کے نیچے 'ان میٹنگ (بنیادی)' تک سکرول کریں۔
- 'Co-Host' کے آپشن پر ٹوگل کریں (مددگار ٹپ: Co-Host ترتیب کو تیزی سے تلاش کرنے کے لیے ctrl+F یا cmd+F استعمال کریں)۔
اب، آپ اپنی میٹنگ میں شریک میزبان شامل کر سکتے ہیں:
- 'شرکا' ٹیب پر ٹیپ کریں۔
- صارف کے آگے 'مزید' پر کلک کریں۔
- 'کو-میزبان بنائیں' کے آپشن پر کلک کریں۔
ذہن میں رکھیں، آپ ان اقدامات کا استعمال صارفین کے شریک میزبان کے مراعات کو بھی منسوخ کرنے کے لیے کر سکتے ہیں۔
اگر آپ ایسا کرنے کی کوشش کر رہے ہیں، اور آپ دیکھتے ہیں کہ شریک میزبان کے لیے آپشن گرے ہو گیا ہے، تو شاید اس کا مطلب یہ ہے کہ آپ زوم ایڈمنسٹریٹر نہیں ہیں، بلکہ صرف ایک رکن ہیں۔ آپ کو زوم ایڈمنسٹریٹر سے رابطہ کرنا ہوگا۔
متبادل میزبان کی خصوصیت
اکثر، یہاں تک کہ جب آپ ہر چیز کی مکمل منصوبہ بندی کرتے ہیں، تب بھی چیزیں ہمیشہ اس طرح نہیں ہوتیں جیسے آپ چاہتے ہیں۔ یہ ہر وقت ہوتا ہے اور ناقابل یقین حد تک تکلیف دہ ہوسکتا ہے۔ لیکن اسی لیے ہنگامی منصوبہ بندی کرنا اچھا ہے۔ اگر کوئی میٹنگ ہے جو پوری ٹیم کے لیے اہم ہے، یا طلباء کے لیے ایک اہم سبق ہے، تو آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ وہ اس سے محروم نہ ہوں۔
اس سلسلے میں، زوم میں متبادل میزبان کی خصوصیت زندگی بچانے والی ہو سکتی ہے۔ ایک لائسنس یافتہ زوم صارف کسی بھی وجہ سے، متبادل میزبان بننے کے لیے دوسرے لائسنس یافتہ صارف کو منتخب کر سکتا ہے۔ متبادل میزبان کو بذریعہ ای میل مطلع کیا جائے گا اور میٹنگ خود شروع کرنے کے بارے میں تمام ہدایات موصول ہوں گی۔
متبادل میزبان بھی شیڈولنگ مراعات حاصل کر سکتا ہے، اگر انہیں اصل میزبان کی غیر موجودگی میں مزید تقرری کرنی پڑتی ہے۔ زوم میں متبادل میزبان کو نامزد کرنے کا طریقہ یہاں ہے:
- اپنے کمپیوٹر پر زوم میں لاگ ان کریں۔
- "شیڈول" (کیلنڈر آئیکن) کو منتخب کریں۔
- "اعلی درجے کے اختیارات" کو منتخب کریں۔
- "متبادل میزبان" باکس میں نام یا ای میل ایڈریس ٹائپ کریں۔
- عمل کو ختم کرنے کے لیے "شیڈول" پر کلک کریں۔
- اب متبادل میزبان کو ایک ای میل اطلاع ملے گی کہ وہ نامزد متبادل ہیں۔
پرو ٹِپ: اگر آپ اس فیچر کو ویبینار کے لیے استعمال کر رہے ہیں، تو یقینی بنائیں کہ اصل میزبان کے پاس زوم ویبنار کا ایڈ آن ہے۔
اکثر پوچھے گئے سوالات
گزشتہ ایک سال کے دوران زوم میٹنگز ہماری زندگی کا ایک اہم حصہ بن گئی ہیں۔ اس کی وجہ سے ہمیں پلیٹ فارم پر ماہر بننے کی ضرورت ہے۔ یہاں آپ کے اکثر پوچھے جانے والے سوالات کے کچھ اور جوابات ہیں۔
کیا میں ایک سے زیادہ میزبان رکھ سکتا ہوں؟
آپ اپنی میٹنگ میں شریک میزبان شامل کر سکتے ہیں۔ بدقسمتی سے، یہ ایک پریمیم خصوصیت ہے۔ آپ یہاں زوم کی قیمتوں کا جائزہ لے سکتے ہیں۔ اگر آپ انتظامیہ کا حصہ ہیں، تو یقینی بنائیں کہ آپ شریک میزبان خصوصیت کو فعال کرنے کے لیے مناسب اسناد کے ساتھ لاگ ان ہیں۔
جب میزبان کا رابطہ منقطع ہو جاتا ہے تو کیا ہوتا ہے؟
اگر میزبان کو انٹرنیٹ کا مسئلہ ہے اور وہ کنکشن کھو دیتا ہے، تو میٹنگ جاری رہے گی۔ ایسے حالات میں جہاں ایک شریک میزبان ہو، وہ شخص خود بخود میزبان بن جائے گا۔ لیکن، اگر کوئی شریک میزبان دستیاب نہیں ہے، تو میٹنگ میزبان کے بغیر جاری رہے گی۔
میزبان کے دوبارہ شامل ہونے پر، ان کی مراعات خود بخود صارف کو بحال کر دی جائیں گی۔
زوم ہوسٹنگ کو مزید موثر بناتا ہے۔
آن لائن میٹنگز کی دنیا میں کوئی یقین نہیں ہے۔ چیزیں ہر وقت گھومتی رہتی ہیں، منسوخ ہوجاتی ہیں، اور تکنیکی مسائل پیش آتے ہیں۔ زوم کے ساتھ، خلل کم سے کم ہو جاتا ہے۔ اس میں یہ یقینی بنانا شامل ہے کہ میزبان میٹنگز اور ویبینرز میں بہتر کام کر سکتے ہیں۔
اگر آپ کو پردہ کسی دوسرے وصول کنندہ کو منتقل کرنے اور چھوڑنے کی ضرورت ہے تو کوئی حرج نہیں۔ اگر آپ کو میزبان یا بیک اپ میزبان کی ضرورت ہے تو زوم کے پاس بھی آپ کی پیٹھ ہے۔ یہ سب کچھ چند کلکس کا معاملہ ہے، اور آپ تھوڑا آسان سانس لے سکتے ہیں۔
کیا آپ نے زوم کے ساتھ کبھی میٹنگ یا ویبینار کی میزبانی کی ہے؟ ہمیں نیچے تبصرے کے سیکشن میں بتائیں۔