دو دہائیوں سے، SharePoint پوری دنیا کی کمپنیوں کے لیے تعاون کا نظام رہا ہے۔ پلیٹ فارم کی اعلیٰ ترین خصوصیات معلومات کے تبادلے، ڈیٹا ریکارڈنگ، اور دستاویز کے اشتراک کے لیے ایک محفوظ ماحول پیدا کرتی ہیں۔
ایسی ہی ایک خصوصیت آپ کو شیئرپوائنٹ فائل کھولنے کے قابل بناتی ہے، چاہے آپ باقاعدہ صارف نہ ہوں۔ اس مضمون میں، ہم بیرونی اشتراک کی بنیادی باتوں کا احاطہ کریں گے - بیرونی صارفین کے ساتھ اشتراک کرنے کے طریقے سے لے کر آپ کس قسم کی فائلیں شامل کر سکتے ہیں۔
شیئرپوائنٹ کا استعمال کرتے ہوئے دستاویزات کا اشتراک کریں۔
شیئرپوائنٹ آپ کو اپنے منتخب کردہ ویب براؤزر کا استعمال کرکے فائلوں کو اسٹور اور شیئر کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ یہ تقریباً تمام سرچ انجنوں اور آلات کے ساتھ مطابقت رکھتا ہے۔ آپ اسے دیگر کلاؤڈ سٹوریج سروسز، جیسے OneDrive کے ساتھ بھی ہم آہنگ کر سکتے ہیں۔
پلیٹ فارم ہر قسم کی فائل فارمیٹس کو شیئر کرنے کے لیے موزوں ہے۔ انٹرفیس پڑھنے میں نسبتاً آسان ہے، اس لیے عمل بہت آسان ہے۔ شیئرپوائنٹ کا استعمال کرتے ہوئے دستاویزات کا اشتراک کرنے کا طریقہ یہاں ہے:
- اپنا براؤزر کھولیں اور office.com/signin پر جائیں۔ اپنا ای میل، فون نمبر، یا اسکائپ پروفائل استعمال کرکے اپنے Microsoft اکاؤنٹ سے لاگ ان کریں۔ اگر آپ سائن اپ نہیں ہیں، تو اکاؤنٹ بنانے کے لیے نیچے دیے گئے لنک پر کلک کریں۔
- اپنی فائلوں کے ذریعے سکرول کریں۔ ان لوگوں کو نمایاں کریں جنہیں آپ اشتراک کرنا چاہتے ہیں۔ شیئرپوائنٹ آپ کو پورے فولڈرز کو منتخب کرنے کی بھی اجازت دیتا ہے۔ اوپری بائیں کونے میں "شیئر" بٹن پر کلک کریں۔
- ڈراپ ڈاؤن مینو کھولنے کے لیے نیچے والے تیر پر کلک کریں۔ لنک شیئرنگ کے اختیارات میں سے ایک کو منتخب کریں۔
- لنک کے ساتھ کسی کو بھی رسائی کی اجازت دینے کے لیے، "کوئی بھی" منتخب کریں۔
- اپنے ساتھی کارکنوں کے ساتھ فائل کا اشتراک کرنے کے لیے، "ان میں موجود لوگ" کو منتخب کریں۔
- اگر آپ صرف مخصوص لوگوں کے ساتھ اشتراک کرنا چاہتے ہیں، تو مناسب فیلڈ میں ان کے نام درج کریں۔
- اگر آپ کچھ مزید ہدایات شامل کرنا چاہتے ہیں، تو آپ ایک پیغام لکھ سکتے ہیں۔
- جب آپ کام کر لیں تو "درخواست دیں" پر کلک کریں۔
ایسا کرنے کا ایک تیز طریقہ ایک لنک بنانا ہے جو کسی خاص فائل کی طرف لے جاتا ہے۔ اس کے بعد آپ یو آر ایل کو ٹیکسٹ میسج سے منسلک کر سکتے ہیں یا اسے کسی مختلف ویب سائٹ پر کاپی کر سکتے ہیں۔ لنک حاصل کرنے والا شخص اسے دوسرے لوگوں کے ساتھ بھی شیئر کر سکے گا۔ اسے کرنے کا طریقہ یہاں ہے:
- office.com/signin پر اپنے اکاؤنٹ میں لاگ ان کریں۔
- شیئرپوائنٹ میں "کاپی لنک" ٹیب پر کلک کریں۔
- ڈراپ ڈاؤن مینو سے اشتراک کا اختیار منتخب کریں۔ لنک بنانے کے لیے "درخواست دیں" پر کلک کریں۔
- جب آپ لنک کو کاپی/پیسٹ کرنا چاہتے ہیں تو CTRL +C اور CTRL + V کی بورڈ شارٹ کٹس استعمال کریں۔ آپ اسے یو آر ایل پر دائیں کلک کرکے اور ڈراپ ڈاؤن فہرست سے اختیارات کو منتخب کرکے بھی کرسکتے ہیں۔
شیئرپوائنٹ کا استعمال کرتے ہوئے ویب سائٹ کا اشتراک کریں۔
شیئرپوائنٹ آپ کو فائلوں اور فولڈرز کو شیئر کرنے تک محدود نہیں کرتا ہے۔ آپ اپنی پوری سائٹ کو بیرونی صارفین اور اپنی ڈائرکٹری کے اراکین دونوں کے ساتھ بھی شیئر کر سکتے ہیں۔ اسے کرنے کا طریقہ یہاں ہے:
- اپنے شیئرپوائنٹ اکاؤنٹ میں لاگ ان کریں۔
- "شیئر سائٹ" کے بٹن پر کلک کریں۔
- ایک نئی ونڈو کھل جائے گی۔ اس شخص یا گروپ کا نام ٹائپ کریں جسے آپ سائٹ میں شامل کرنا چاہتے ہیں۔ آپ پوری تنظیم کے ساتھ سائٹ کا اشتراک بھی کر سکتے ہیں۔ ڈائیلاگ باکس میں صرف "Everyone External Users" ٹائپ کریں۔
- مطلوبہ اجازت کی سطح سیٹ کریں۔ آپ لوگوں کو سائٹ کو دیکھنے، اس میں ترمیم کرنے یا مکمل طور پر اس کا نظم کرنے کی اجازت دے سکتے ہیں۔
- اگر آپ چاہیں تو، آپ اضافی معلومات یا ہدایات پر مشتمل ایک پیغام منسلک کر سکتے ہیں۔
- جب آپ کام کر لیں تو "شیئر کریں" پر کلک کریں۔
شیئرپوائنٹ ٹیموں کا استعمال کرتے ہوئے کچھ بھی شیئر کریں۔
SharePoint ٹیم کے ساتھ، آپ اور آپ کے ساتھی کارکن بغیر کسی رکاوٹ کے دستاویزات، میڈیا فائلوں اور ایپلیکیشنز کا باقاعدگی سے تبادلہ کر سکتے ہیں۔ پورٹل کا مقصد پیداواری صلاحیت کو بڑھانا اور پروجیکٹ کے تعاون کو بہتر بنانا ہے۔
ٹیم ممبر کے طور پر، آپ پورٹل کے ہوم پیج پر متعلقہ ڈائریکٹریز، فائلوں اور ویب سائٹس کے تمام لنکس تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔ آپ سائٹ کے تعاملات پر نظر رکھنے کے لیے ایکٹیویٹی فیڈ بھی استعمال کر سکتے ہیں۔
شیئرپوائنٹ ٹیم کے پاس ایک "فائلز" ٹیب ہے جس میں خصوصیات کی ایک وسیع رینج ہے۔ کوئی بھی ممبر مشترکہ فائلوں میں ترمیم کرنے اور پورٹل کو اپنی مرضی کے مطابق کرنے کے لیے ان خصوصیات کا استعمال کر سکتا ہے۔ یہاں اختیارات کی ایک فہرست ہے:
- "نئی فائل" سیکشن میں اضافی خصوصیات تک رسائی حاصل کریں۔
- فائلوں کو متعلقہ لوکل ڈرائیو سے ہم آہنگ کریں۔
- پورٹل انٹرفیس کو مزید منظم بنانے کے لیے منظر کو تبدیل کریں۔ لسٹ ویو، ٹائلز ویو، اور کمپیکٹ ویو سمیت کئی اختیارات دستیاب ہیں۔
- میلویئر یا جنک فائلوں کو ختم کریں یا مشکوک فائلوں کی اطلاع دیں۔
- فائلیں اپ لوڈ اور چیک ان کریں۔
- چیک کریں اور فائلیں ڈاؤن لوڈ کریں۔
- فائل آرڈر کو دوبارہ ترتیب دیں۔
شیئرپوائنٹ گیسٹ شیئرنگ سیٹنگز کا نظم کریں۔
اگر آپ عالمی یا SharePoint منتظم ہیں، تو آپ کو پوری تنظیم کے لیے اشتراک کی ترتیبات کو حسب ضرورت بنانے کا اختیار حاصل ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ آپ کو شیئرپوائنٹ سرور پر مہمان صارفین کی شرکت کی سطح کا فیصلہ کرنا ہوگا۔ شیئرنگ کی کئی ترتیبیں ہیں جن میں سے آپ اپنی ضروریات کے مطابق انتخاب کر سکتے ہیں۔ مہمانوں کے اشتراک کی ترتیبات کا نظم کرنے کا طریقہ یہاں ہے:
- اپنا براؤزر کھولیں اور اپنے ایڈمن اکاؤنٹ میں سائن ان کریں۔
- "بیرونی شیئرنگ" ٹیب کو کھولیں۔
- اپنی تنظیم کے لیے مطلوبہ اشتراک کی سطح منتخب کریں۔ عام طور پر، پہلے سے طے شدہ ترتیب "کوئی بھی" ہوتی ہے۔
مختلف اشتراک کی ترتیبات رسائی کی مختلف سطحوں کو ظاہر کرتی ہیں۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ جس دستاویز کا اشتراک کر رہے ہیں اس سے مطابقت رکھتا ہو۔ یہاں ہر شیئرنگ کنفیگریشن کا ایک فوری بریک ڈاؤن ہے:
- کوئی بھی۔ یہ ترتیب صارفین کو ایسے لنکس کا اشتراک کرنے کی اجازت دیتی ہے جن کے لیے کسی تصدیق کی ضرورت نہیں ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ وہ اسے موجودہ مہمانوں اور نئے مہمانوں دونوں کو بھیج سکتے ہیں۔ ایڈمن کے طور پر، آپ ہر لنک کے لیے میعاد ختم ہونے کی تاریخ مقرر کر سکتے ہیں۔
- نئے علاوہ موجودہ مہمان۔ اس ترتیب کے ساتھ، مہمانوں کو لنک تک رسائی کے لیے اپنے Microsoft اکاؤنٹ سے سائن ان کرنا ہوگا۔ وہ اپنے اسکول یا کمپنی کی یوزر آئی ڈی بھی استعمال کر سکتے ہیں۔ اس کی وجہ یہ ہے کہ اس قسم کے لنکس کے لیے شناختی تصدیقی کوڈز کی ضرورت ہوتی ہے۔
- صرف موجودہ مہمان۔ اس طرح، آپ اپنی ڈائرکٹری سے مہمانوں کے ساتھ فائلیں شیئر کر سکیں گے۔ اس میں وہ لوگ شامل ہیں جنہوں نے ماضی میں آپ کے دعوت نامے قبول کیے ہیں۔ یہ ان مہمانوں کا بھی حوالہ دیتا ہے جنہیں آپ نے Azure B2B یا اسی طرح کے تعاونی خصوصیات کے ذریعے دستی طور پر شامل کیا ہے۔
- صرف آپ کی تنظیم کے اراکین۔ اگر آپ بیرونی صارفین کو اپنی ڈائرکٹری تک رسائی سے روکنا چاہتے ہیں تو اس ترتیب کو منتخب کریں۔ یہ بیرونی اشتراک کی خصوصیت کو غیر فعال کرتا ہے اور تمام فائلوں کو آپ کی تنظیم میں رکھتا ہے۔
اگر آپ بیرونی اشتراک کو غیر فعال کرتے ہیں، تو اسے دوبارہ آن کریں، جن مہمانوں کو پہلے رسائی دی گئی تھی وہ اب بھی سرور میں شامل ہو سکتے ہیں۔ اگر آپ نہیں چاہتے کہ مہمان مخصوص سائٹس تک دوبارہ رسائی حاصل کریں، تو آپ کو انفرادی طور پر ان سائٹس کے لیے ترتیب کو بند کرنا ہوگا۔
شیئرپوائنٹ گیسٹ شیئرنگ کے اکثر پوچھے گئے سوالات
جب بھی مجھے ضرورت ہو میں بیرونی اشتراک کو کیسے آن اور آف کروں؟
آپ جو فائلیں اپنے شیئرپوائنٹ سرور پر محفوظ کرتے ہیں وہ سائٹ کی اجازت کے ساتھ ہر کسی کے لیے قابل رسائی ہیں۔ تاہم، آپ بعض فائلوں کو ان لوگوں کے ساتھ شیئر کرنا چاہیں گے جو باقاعدگی سے SharePoint استعمال نہیں کرتے ہیں۔ اسی جگہ بیرونی اشتراک کی خصوصیت کام میں آتی ہے۔
ترتیب کو چالو کرنے کے لیے، آپ کو Microsoft 365 میں شیئرپوائنٹ مینیجر بننا ہوگا۔ سائٹ مینیجرز کو بیرونی اشتراک کو فعال یا غیر فعال کرنے کا اختیار نہیں ہے۔ اسے کرنے کا طریقہ یہاں ہے:
1. SharePoint ایڈمن سینٹر کے ویب صفحہ پر لاگ ان کریں۔
2. بائیں جانب کالم پر جائیں۔ فہرست میں سے ایک سائٹ کا انتخاب کریں۔
3۔ شیئرنگ آپشن کے ساتھ والے دائرے پر کلک کریں جسے آپ فعال کرنا چاہتے ہیں۔
دستیاب اختیارات کا تعین کمپنی کی سطح پر کیا جاتا ہے۔ اگر آپ کسی مخصوص سائٹ پر بیرونی اشتراک کو غیر فعال کر دیتے ہیں، تو اس پر آپ کے اشتراک کردہ کوئی بھی لنک مزید کام نہیں کرے گا۔
مہمان میرے مشترکہ دستاویزات کے ساتھ کیا کر سکتے ہیں؟
لنک کا اشتراک کرتے وقت، آپ اس بات کا تعین کر سکتے ہیں کہ آیا اسے کھولنے والا شخص فائل میں تبدیلیاں کر سکتا ہے۔ اگر آپ "ترمیم کی اجازت دیں" باکس کو چیک کرتے ہیں، تو یہ ہے کہ دوسرے صارف لنک حاصل کرنے کے بعد کیا کر سکتے ہیں:
• سرور پر فائلیں اور فولڈرز اپ لوڈ اور ڈاؤن لوڈ دونوں۔
• نئے فولڈرز بنائیں اور نئی فائلیں اپ لوڈ کریں۔
شیئرپوائنٹ سرور سے فائلیں ہٹا دیں۔
• موجودہ آئٹمز اور فولڈرز میں ترمیم کریں۔
• فائلوں کو ایک فولڈر سے دوسرے فولڈر میں منتقل کریں۔
کسی مخصوص فائل کا نام اور فارمیٹ تبدیل کریں۔
• دوسرے لوگوں کے ساتھ فائل کے لنکس کا اشتراک کریں۔
یہاں تک کہ فعال ترمیم کے ساتھ، کچھ چیزیں اب بھی حد سے باہر ہیں۔ یہ ہے جو وصول کنندہ نہیں کر سکتا:
روٹ ڈائرکٹری میں ترمیم یا نام تبدیل کریں۔ یہ دوسرے اعلی درجہ بندی والے فولڈرز کے لئے جاتا ہے۔
• اپنے شیئرپوائنٹ سرور سے دوسرے فولڈرز کھولیں۔ وہ صرف آپ کے اشتراک کردہ کو دیکھ اور ترمیم کر سکتے ہیں۔
• اجازت کے بغیر اپنی شیئرپوائنٹ سائٹ پر کسی اور چیز تک رسائی حاصل کریں۔
آپ کی ڈائرکٹری پر مہمان صارفین کے لیے اشتراک کی تین ترتیبات بھی دستیاب ہیں۔ آپ درج ذیل اختیارات میں سے کسی کو بھی منتخب کر سکتے ہیں:
• کوئی بھی (لنک تک بغیر تصدیق کے رسائی حاصل کی جا سکتی ہے)۔
• نئے مہمان (لنک کا تقاضا ہے کہ مہمان اپنی شناخت کی تصدیق کرے)۔ موجودہ مہمان بھی Microsoft اکاؤنٹ سے سائن ان کرنے کے بعد ان لنکس تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔
• صرف موجودہ مہمان (شیئرنگ ان مہمانوں تک محدود ہے جو پہلے سے آپ کی ڈائرکٹری میں شامل ہیں)۔
• صرف آپ کی تنظیم کے اراکین (کوئی بیرونی مہمان لنک تک رسائی حاصل نہیں کر سکتا)۔
مائیکروسافٹ شیئرپوائنٹ کا استعمال کرتے ہوئے میں کیا شیئر کرسکتا ہوں؟
SharePoint تمام قسم کے فائل فارمیٹس کو سپورٹ کرتا ہے۔ آپ اپنی ڈائرکٹری میں بغیر کسی رکاوٹ کے کچھ بھی اپ لوڈ کر سکتے ہیں۔
تاہم، پرانے ورژن میں مخصوص فائل کی اقسام کے ساتھ مسائل ہیں۔ مثال کے طور پر، درج ذیل ایکسٹینشنز 2016 کے سرور سے مکمل طور پر مسدود ہیں۔
• .asmx
• .asmx
• .svc
صابن
• .json
• .xamlx
خوش قسمتی سے، موجودہ سرور پر ایسی کوئی حد نہیں ہے۔ ابھی تک، کوئی فارمیٹس اور ایکسٹینشنز نہیں ہیں جن پر شیئرپوائنٹ پر پابندی ہے۔
شیئرنگ کیئرنگ ہے۔
شیئرپوائنٹ آن لائن کام کی جگہ پر آرڈر لاتا ہے۔ سسٹم کی جدید خصوصیات آپ کو صرف چند آسان مراحل میں فائلوں اور پوری سائٹس دونوں کا اشتراک کرنے کی اجازت دیتی ہیں۔
ہر صورتحال اور لنک کی قسم کے لیے ایک ترجیحی اشتراک کی ترتیب ہے۔ گلوبل اور شیئرپوائنٹ ایڈمنز بیرونی اشتراک کو بھی فعال کر سکتے ہیں اور پوری تنظیم کے لیے مہمان کی ترتیبات کا نظم کر سکتے ہیں۔
کیا آپ اور آپ کے ساتھی کارکن فائلوں کے تبادلے کے لیے SharePoint استعمال کرتے ہیں؟ کیا کوئی مختلف تعاون کا نظام ہے جسے آپ ترجیح دیتے ہیں؟ نیچے تبصرہ کریں اور بیرونی اشتراک کی خصوصیت پر اپنے خیالات کا اشتراک کریں۔