گوگل کے سب سے مشہور ٹولز میں سے ایک، گوگل فارمز، سروے بنانے اور ان کا تجزیہ کرتے وقت کام آتا ہے۔ حالیہ اپ ڈیٹس نے پہلے سے ہی بہترین سروس کے لیے اور بھی بہترین خصوصیات متعارف کرائی ہیں۔ چاہے آپ ایک بھرتی کرنے والے ہیں جسے درخواست دہندگان سے دوبارہ شروع کرنے کی ضرورت ہے یا شاید ایک ٹیوٹر جسے اپنے طلباء سے ہوم ورک جمع کرنے کی ضرورت ہے، اب آپ دوسروں کو اپنے Google فارم سے براہ راست فائلیں اپ لوڈ کرنے کی اجازت دے سکتے ہیں۔
اپنے گوگل فارم میں فائل اپ لوڈ بٹن شامل کرنا
جب فارم کی بات آتی ہے تو فائل اپ لوڈ بٹن کو شامل کرنے سے تمام فرق پڑتا ہے۔
- نیا گوگل فارم بناتے وقت، آپ کو کئی پہلے سے طے شدہ اختیارات کے ساتھ سوالات شامل کرنے کی اہلیت ہوگی۔ آخری حصے کو منتخب کریں اور دائیں طرف پائے جانے والے اختیارات میں سے "⊕" آئیکن (پلس کے ساتھ دائرہ) پر کلک کریں۔ یہ مرحلہ فارم میں ایک نیا سوال (سیکشن) شامل کرتا ہے۔
- سوالیہ فریم کے اوپری دائیں حصے میں ڈراپ ڈاؤن پر کلک کریں (عام طور پر "متعدد انتخاب" کا لیبل لگا ہوا)۔
- منتخب کریں۔ "فائل اپ لوڈ" فہرست سے
- منتخب کریں۔ "جاری رہے" اپنی گوگل ڈرائیو پر فائل اپ لوڈ کرنے کی اجازت دینے کے لیے۔
- اپنا سوال ٹائپ کریں، پھر اپ لوڈ کرنے کے اپنے اصولوں کو حسب ضرورت بنائیں۔ Google Forms خود بخود تبدیلیوں کو قبول کرتا ہے — اسے محفوظ کرنے یا کسی بھی چیز پر کلک کرنے کی ضرورت نہیں۔
- گوگل فارم کے صارفین اب دیکھتے ہیں۔ "فائل شامل کریں" فارم کے 'اپ لوڈ فائل' سیکشن میں آپشن۔
- صارفین آپ کے اوپر مقرر کردہ معیار کی بنیاد پر فائلیں جمع کراتے ہیں، پھر ان کی اپ لوڈ کی فہرست دیکھیں اور منتخب کریں۔ "اپ لوڈ کریں" انہیں آپ کے ڈرائیو اکاؤنٹ میں۔
گوگل فارمز سے متعدد فائلیں اپ لوڈ کرنا
جیسا کہ زیادہ تر انٹرنیٹ خدمات جو فائل اپ لوڈ کرنے کی اجازت دیتی ہیں، آپ ایک ساتھ پورا فولڈر اپ لوڈ نہیں کر سکتے۔ انفرادی فائلوں کو گوگل فارمز میں الگ سے شامل کیا جانا چاہیے۔
مثال کے طور پر، اگر آپ کا فارم ملازمت کے درخواست دہندگان کے لیے استعمال ہوتا ہے، تو آپ اسے ان کے کور لیٹر سے الگ ان کے ریزیومے اپ لوڈ کرنے کے لیے ڈیزائن کریں گے۔
اسی طرح، اگر آپ کو ان کے تجربے کی فہرست، ایک تصویر، اور ایک اسکین شدہ ID فراہم کرنے کی ضرورت ہے، تو آپ کے گوگل فارم میں تین اپ لوڈ بٹن ہوں گے – ہر درخواست کردہ دستاویز کے لیے ایک۔
فائل اسٹوریج اور ملکیت کے اختیارات
آپ کے گوگل فارمز سے اپ لوڈ کی گئی تمام فائلیں آپ کی گوگل ڈرائیو پر صاف اور آسانی سے محفوظ ہوجاتی ہیں۔
ہر ایک فارم میں سوال/سیکشن کا عنوان نئے فولڈر کے نام کے طور پر استعمال ہوتا ہے۔. اپ لوڈ کردہ آئٹمز جو ایک خاص سیکشن کے مطابق ہیں۔ متعلقہ فولڈر میں محفوظ کریں۔، لہذا یہ عمل نسبتاً خودکار ہے اور کسی بھی دستی تنظیم کا مطالبہ نہیں کرتا ہے۔
اگر کسی بھی وقت آپ کو گوگل فارمز میں کسی مخصوص فولڈر پر جانے اور فائل بازیافت کرنے کی ضرورت ہو، تو اپنے "ڈیش بورڈ" پر جائیں، پھر "جوابات" کے لیبل والے ٹیب کو منتخب کریں۔ وہاں پہنچنے کے بعد، پر کلک کریں۔ "فولڈر دیکھیں" بٹن ونڈو کے نیچے دائیں حصے میں واقع ہے۔
اگر آپ اپنے کسی بھی فارم کو Google Sheets سے لنک کرنے کا انتخاب کرتے ہیں، تو آپ میں اپ لوڈ کردہ تمام فائلوں کو ٹریک کر سکتے ہیں۔ "جوابات" دی گئی اسپریڈشیٹ کا ٹیب۔ نیز، ہر فائل میں آسان رسائی کے لیے براہ راست لنک شامل ہوتا ہے۔
وہ جواب دہندگان جو براہ راست اپنی گوگل ڈرائیو سے فائلیں اپ لوڈ کرتے ہیں وہ خود بخود اپنی اصل فائل کی ایک کاپی بناتے ہیں۔ فائل اپ لوڈ ہونے کے بعد، آپ (فارم کا مالک) بھی کاپی کے مالک بن جاتے ہیں۔ تاہم، اصل فائل — جب تک کہ پبلک پر سیٹ نہ ہو — مکمل طور پر اس کے مالک کو نظر آئے گی۔
اپ لوڈرز ان تمام کارروائیوں کو اپنے Google Drive سائڈبار میں ٹریک کرتے ہیں۔
فارم پبلیشر کے ساتھ اپ لوڈ کے قابل فارمز کو برآمد کرنا
'فارم پبلیشر' ایک مقبول گوگل فارمز ایڈ آن ہے جو آسانی سے اشتراک اور جائزہ لینے کے لیے خود بخود بھرے ہوئے فارمز کو گوگل دستاویزات میں بدل دیتا ہے۔ اپنے ڈیش بورڈ سے ہر ایپلیکیشن تک رسائی حاصل کرنے اور اپنے Drive فولڈرز میں متعلقہ فائلوں کو تلاش کرنے کے بجائے، آپ کر سکتے ہیں۔ فوری جائزہ لینے کے لیے ان سب کو خود بخود صاف ستھرا پی ڈی ایف فائلوں میں تبدیل کر دیا ہے۔
اگر آپ اپنے اپ لوڈ کے قابل Google Forms کے ساتھ فارم پبلشر استعمال کرنا چاہتے ہیں، تو آپ دو چیزیں کر سکتے ہیں۔ آپ یا تو اپ لوڈ کی گئی فائل میں براہ راست لنک ڈال سکتے ہیں یا اگر فائل PNG، JPG، یا GIF امیج ہے تو براہ راست دستاویز میں لنک ڈسپلے کر سکتے ہیں۔ مؤخر الذکر ناقابل یقین حد تک آسان ہے کیونکہ یہ آپ کو مکمل فارم پرنٹ کرنے اور اگر ضروری ہو تو آف لائن ان کا جائزہ لینے کی اجازت دیتا ہے۔
نتیجہ
جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، Google Forms میں فائل اپ لوڈ کرنے کا بٹن بلاشبہ فائدہ مند ہے اگر آپ HR کے نمائندے ہیں جو کہ بہت سارے ریزیومے یا ٹیوٹر ہیں جو اپنے ہوم ورک اسائنمنٹس بھیج رہے ہیں۔ آپ کے فارم کے مقصد سے قطع نظر، آخری صارفین اب براہ راست آپ کے Google فارم کے اندر سے فائلیں اپ لوڈ کر سکتے ہیں۔ فائلیں آپ کی Google Drive پر محفوظ ہو جاتی ہیں، صاف طور پر الگ الگ فولڈرز میں ترتیب دی جاتی ہیں۔